Den nødvendige samtalen

Av og til oppstår det situasjoner på jobb der en samtale mellom ledere og ansatte er nødvendig. Der det er tvingende nødvendig å få til dialog. Det viser seg ofte at den nødvendige samtalen – av mange ledere sett på som vanskelig – fører til en dialog som gagner begge parter når den utføres riktig. Der den ansatte faktisk har mye å tilføre virksomheten, både medmenneskelig og profesjonelt. 

Så hvordan gjør man «den nødvendige samtalen» til en god arena for dialog og gjensidig utvikling? Noen grunnleggende forutsetninger øker sjansen for en vellykket samtale.

Det er viktig at samtalen holdes på tomannshånd eller i små grupper der alle føler seg sett og hørt. De som skal delta i samtalen bør ha gode og tillitsfulle relasjoner, og den enkeltes utvikling må stå i sentrum.

Det må være en kultur for å kunne ta opp vanskelige saker på arbeidsplassen, og man må ha gode rutiner for håndtering av eventuelle varsler.

Mange ledere vegrer seg for å gjennomføre «den nødvendige samtalen» fordi de er usikre på hvordan de skal opptre, tematikken er utfordrende eller de frykter at det blir vanskelig å håndtere reaksjonene. 

Vi vil gjerne gi noen gode tips til hvordan man kan gjøre selve samtalen mer forutsigbar og ryddig for alle parter:

• Avklar premisser og mål for samtalen innledningsvis.
• Ta imot samtalepartner på en god måte, sett av tilstrekkelig tid og la samtalen være uforstyrret.
• Ha en lyttende holdning og still åpne spørsmål. Det er ikke alltid nødvendig å gi råd eller trekke konklusjoner.
• Behold roen, men våg å vise følelsesmessig engasjement.
• Bidra med en positiv innstilling og konstruktive tanker.
• Vær bevisst hvordan eget kroppsspråk virker på den andre. 70 % av kommunikasjonen kommer fra kroppsspråket.
• Tenk over at stemmebruken tilpasses tema og situasjon. Ikke hev stemmen; da kan du virke aggressiv. 

Det er gjennom utvikling av den enkelte at virksomheten utvikler seg, og god dialog er en sentral del av dette. Gode samtaler på gode dager skal skape grunnlag for de nødvendige samtalene på dårlige dager.